Cómo administrar tus clientes
Tu agenda de clientes en FacturaMax: buscar, cargar uno nuevo con su RUC consultado en SIFEN, editar sus datos, eliminarlo y usarlo al emitir una factura. Guía paso a paso.
Los clientes son las personas y empresas a las que les facturás (en SIFEN se llaman receptores). Tenerlos cargados te ahorra tiempo: al emitir una factura los buscás por nombre y los datos se completan solos. Además, el listado te muestra cuántos documentos le emitiste a cada uno y cuánto le facturaste.
En el menú lateral del panel: Operación → Clientes. La dirección directa es
https://app.facturamax.app/bm-admin/clientes.
Los clientes se guardan solos
No hace falta que cargues tu agenda de entrada. Cada vez que emitís un documento, FacturaMax guarda (o actualiza) al receptor en tus clientes:
- Si tiene RUC, lo identifica por el RUC.
- Si no tiene RUC, lo identifica por el tipo y número de documento (cédula, pasaporte, etc.).
Así, la segunda vez que le facturás a alguien, ya lo encontrás en el buscador. Igual podés cargar clientes a mano cuando quieras, como vemos más abajo.
El listado de clientes
| Columna | Qué es |
|---|---|
| RUC / Doc. | El RUC del cliente o, si no tiene, su número de documento. |
| Razón social | El nombre. Debajo ves una etiqueta con el tipo de operación (B2B, B2C, B2G o B2F) y si es Contribuyente o No contribuyente. |
| El correo cargado. | |
| Docs | Cuántos documentos le emitiste. |
| Último | La fecha del último documento. |
| Total facturado | La suma de sus documentos aprobados por SIFEN. |
Arriba del listado tenés:
- El buscador «Buscar por nombre, RUC o email…»: filtra por nombre, RUC, número de documento o email. Empieza a buscar desde la segunda letra.
- Tipo: filtra por tipo de operación (B2B, B2C, B2G o B2F).
- Ordenar: por Más facturado (el orden de siempre), Más documentos, Más reciente, Nombre (A-Z) o Creado más reciente.
- Exportar: descarga un archivo CSV (se abre con Excel) con los clientes que estás viendo, respetando la búsqueda y el filtro. Trae RUC, nombre, naturaleza, tipo de operación, email, teléfono, documentos emitidos, último documento y total facturado.
Dejá el orden en Más facturado y lo tenés arriba de todo. Para ver el ranking de un período en particular, usá el reporte Top Clientes en Reportes.
Cargar un cliente nuevo
Tocá Nuevo cliente (arriba a la derecha). Se abre un panel lateral con el formulario.
Naturaleza y tipo de operación
- Naturaleza (obligatorio): Contribuyente (RUC) si el cliente tiene RUC, o No contribuyente si no lo tiene (por ejemplo, un consumidor final que se identifica con cédula).
- Tipo operación (obligatorio): a quién le vendés.
- B2B · Empresa a empresa
- B2C · Empresa a persona
- B2G · Empresa a gobierno
- B2F · Empresa a extranjero
RUC y consulta a SIFEN
Si es contribuyente, escribí el RUC con su dígito verificador (por ejemplo 80069563-1) y tocá el botón SET que está al lado.
FacturaMax lo consulta en SIFEN y, si existe, completa la razón social sola. El botón cambia a OK cuando lo encontró.
Si SIFEN no lo encuentra, vas a ver un aviso con el motivo.
Razón social / Nombre
Obligatorio. Si consultaste el RUC ya viene completo; si no, escribilo vos.
Tipo y número de documento (si no tiene RUC)
Cuando el cliente es No contribuyente (o es extranjero) aparecen Tipo documento y N° documento. Los tipos son: Cédula paraguaya, Pasaporte, Cédula extranjera, Carnet de residencia e Innominado.
Dirección
Dirección y N° casa, y después la ubicación: elegí el Departamento, después el Distrito y por último la Ciudad (cada lista se habilita cuando elegiste la anterior). Todo esto es opcional para clientes de Paraguay.
Contacto y código
Email, Teléfono, Celular y Código cliente (tu código interno, hasta 15 caracteres). Todos opcionales. Cargar el email vale la pena: es la dirección que se propone para mandarle sus facturas y recibos.
Guardá
Tocá Crear cliente. El botón se habilita cuando están los datos obligatorios.
Si elegís B2F · Empresa a extranjero, el formulario cambia: el RUC se deshabilita, la naturaleza pasa a No contribuyente y en lugar de departamento, distrito y ciudad te pide el País. En este caso son obligatorios: Tipo documento, N° documento, Dirección y País.
No puede haber dos clientes con el mismo RUC. Si el cliente ya existe, buscalo en el listado y editalo en lugar de crearlo de nuevo.
Editar o eliminar un cliente
- Editar: tocá la fila del cliente (o los tres puntos al final de la fila → Editar). Se abre el mismo formulario con sus datos; cambiá lo que necesites y tocá Guardar cambios.
- Eliminar: tres puntos → Eliminar y confirmá. El cliente sale de tu agenda y del buscador, pero los documentos ya emitidos no se ven afectados.
Un cliente eliminado no se borra del todo: queda guardado aparte. Si más adelante le emitís un documento con el mismo RUC o documento, vuelve a aparecer en tu agenda con los datos de esa factura.
Usar un cliente al facturar
En Nuevo documento, la sección 2 · Cliente / Receptor tiene el campo Buscar cliente. Escribí parte del nombre y elegilo de la lista: se completan solos la naturaleza, el tipo de operación, el RUC, el nombre, la dirección, el teléfono, el email y la ubicación.
También podés escribir directamente el RUC y tocar Consultar: FacturaMax busca primero en tus clientes y, si no lo tiene, lo consulta en SIFEN.
Si en la factura corregís algún dato del cliente (por ejemplo, su dirección), al emitirla esos datos nuevos quedan guardados en tu agenda. No hace falta que lo edites aparte.
Escribinos a soporte@facturamax.app y te ayudamos.
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