Cómo emitir recibos de dinero
Registrá los cobros de tus facturas con recibos de dinero numerados (REC-): sobre facturas emitidas en FacturaMax, de papel o de otro sistema. Saldo pendiente, envío por correo, PDF y anulación.
El recibo de dinero respalda cada cobro de una factura. Es especialmente útil en las ventas a crédito, donde el cliente te va pagando en el tiempo: cada pago queda registrado con su recibo, y FacturaMax te dice cuánto te pagaron y cuánto saldo queda.
En el menú lateral del panel: Operación → Recibos de dinero. La dirección directa es
https://app.facturamax.app/bm-admin/recibos.
Los recibos de esta pantalla son internos: no se envían a SIFEN, se numeran REC-0000001, REC-0000002… y los emitís después de la factura, cada vez que cobrás.
El Recibo de Dinero Electrónico (RDE) es otra cosa: es la sección opcional Recibos de Dinero Electrónico del formulario de Nuevo documento, que se completa al emitir la factura y viaja dentro de ella (concepto, forma de pago, importe, entidad, etc.). Solo cargalo si necesitás informarlo; para registrar cobros usá los recibos de esta guía.
El listado de recibos
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Recibo | El número, con el formato REC- y siete dígitos. |
| Fecha | La fecha del cobro. |
| Recibido de | A quién le cobraste y, debajo, el concepto. |
| Factura | El número de la factura que se está cobrando. |
| Importe | Lo cobrado y, debajo, la forma de pago. |
| Estado | Emitido o Anulado. |
Con el buscador «Buscar por número, cliente o concepto» encontrás un recibo por su número, el nombre o documento del cliente o el concepto. El selector de al lado filtra Todos los estados, Emitidos o Anulados.
Emitir un recibo
Tocá Nuevo recibo. Lo primero es elegir de dónde es la factura que estás cobrando:
| Opción | Cuándo usarla |
|---|---|
| Emitida acá | La factura electrónica la emitiste en FacturaMax. |
| Electrónica de otro sistema | Es una factura electrónica emitida con otro sistema; la identificás por su CDC. |
| De papel | Es una factura preimpresa (de talonario). |
Elegí la factura
Emitida acá: en «Factura que se está cobrando» buscá por número, CDC o cliente y tocá la factura. Solo aparecen las facturas aprobadas por SIFEN. Al elegirla ves su Total, lo Cobrado hasta ahora y el Saldo (en naranja si todavía debe, en verde si está saldada). Se completan solos el concepto («Pago de factura …») y el email del cliente. Si te equivocaste, tocá Cambiar.
Electrónica de otro sistema: pegá el CDC de la factura (44 dígitos; figura en el KuDE, debajo del QR). FacturaMax lee del CDC el número y la fecha («Factura 001-001-0000123 del …»). El CDC tiene que ser de una factura (empieza con 01). Completá además Recibimos de (obligatorio), y si querés el Total de la factura y el RUC / documento.
De papel: cargá Establec., Punto y Nº de factura (obligatorio), y si los tenés el Timbrado, la Fecha de la factura y el Total de la factura. Completá Recibimos de (obligatorio) y el RUC / documento. Si esa factura ya tiene recibos anteriores, vas a ver «Esta factura ya tiene N recibos» con lo cobrado y el saldo.
Datos del cobro
- Fecha del cobro (obligatorio): viene con la fecha de hoy.
- Importe recibido (obligatorio, mayor a cero): con punto para los miles. La moneda es la de la factura (en facturas de papel y de otro sistema, guaraníes).
- Forma de pago (obligatorio): Efectivo, Transferencia bancaria, Cheque, Tarjeta u Otro.
- Nº de transacción / cheque: opcional.
- Entidad financiera: aparece cuando la forma de pago no es efectivo (por ejemplo, el banco del cheque).
- Concepto (obligatorio): lo que dice el recibo, por ejemplo «Pago de factura 001-001-0000140» o «Cuota 2 de 3».
Correo al cliente
En Email del cliente va la dirección a la que se manda el recibo en PDF. Dejá marcado Enviar el recibo por email al emitirlo para que salga solo.
Emití
Tocá Emitir recibo. El recibo toma el siguiente número REC- y aparece en el listado.
En facturas de papel o de otro sistema, FacturaMax no conoce el total si no se lo decís. Cargá el Total de la factura en el primer recibo: así puede calcular el saldo de los cobros siguientes.
FacturaMax no te frena si el importe supera el saldo pendiente. Revisá el Saldo que te muestra antes de tocar Emitir recibo.
El cobro desde la factura
En el detalle de una factura aprobada (desde Documentos, tocando la factura) hay una sección Recibos de dinero con:
- Cobrado y Saldo de esa factura.
- La lista de recibos emitidos sobre ella (número, fecha, concepto, importe y estado), con un botón para descargar cada uno.
- El botón Registrar cobro, que te lleva a la pantalla de Recibos de dinero para emitir uno nuevo con Nuevo recibo.
El Cobrado y el Saldo cuentan solo los recibos en estado Emitido.
Descargar, reenviar o anular
En el listado, tocá los tres puntos de la fila:
- Descargar PDF: baja el recibo en PDF para imprimirlo o mandarlo por otro medio.
- Enviar por email: se abre un panel con el Email (viene el del cliente; podés cambiarlo) y el botón Enviar. Si el recibo está anulado, se envía con el sello ANULADO y el motivo.
- Anular (solo en recibos emitidos): escribí el Motivo de la anulación (por ejemplo, «cheque rechazado»; mínimo 3 caracteres) y tocá Confirmar anulación. La opción Avisar al cliente por email viene marcada.
Un recibo anulado queda en el listado como Anulado, deja de contar para el saldo de la factura y ese importe vuelve a figurar como pendiente. Si el cobro era correcto, emití un recibo nuevo.
Cada recibo emitido, anulado o enviado por correo queda anotado en el Historial de actividad. En el reporte Ventas (formato contable), lo cobrado con recibos decide si una factura a crédito figura como cancelada.
Escribinos a soporte@facturamax.app y te ayudamos.
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